Jak zaplanować termin przy wydarzeniach i konferencjach?

Wrzesień 22 2017 10:45AM

Planowanie wydarzeń branżowych, wyjazdów integracyjnych czy konferencji jest ściśle związane z dobraniem właściwego terminu. Znając założenia i kryteria danego wydarzenia można przystąpić do planowania miejsca i adekwatnego budżetu. Jednak o czym trzeba pamiętać przy dobieraniu terminu?

Przy planowaniu wydarzenia jest wiele drobnych elementów, które mogą wpłynąć na całokształt. Niektóre z nich mogą świadczyć o powodzeniu lub porażce. Razem z Hotelem Nadmorskim zebraliśmy najważniejsze rady jak ustalić termin dla danego rodzaju wydarzenia.

Dlaczego termin jest tak bardzo ważny?

To jeden z najważniejszych elementów w planowaniu konferencji. Spotkania firmowe, konferencje, eventy czy szkolenia mają różne wymagania odnośnie planowania właściwej daty. Trzeba zwrócić uwagę na bliskość świąt, długich weekendów oraz wakacji. Ustalając termin należy dobrać go do zakładanych celów. Można przy tym skorzystać z paru wskazówek:

  • Spotkania biznesowe i integracyjne – planuje się je od poniedziałku do środy lub od środy do piątku. Organizuje się głównie dwa noclegi. Unika się planowania wyjazdów trzydniowych w środku tygodnia, aby nie rozbić tygodnia pracy.
  • Konferencje i kongresy – cieszą się dużym zainteresowaniem ludzi z różnych obszarów kraju. Chcąc pogodzić oczekiwania i zobowiązania, najlepszym terminem będzie weekend.
  • Eventy, wydarzenia artystyczne i festiwale – doskonałym momentem na tego typu przedsięwzięcia jest okres wakacyjny, kiedy można przyciągnąć większą ilość ludzi. Innym rozwiązaniem jest zaplanowanie eventu w oparciu o cykl sprzedażowy (np. wprowadzenie nowego produktu na rynek).

Jak wcześnie planować?

Trzeba zwrócić uwagę, aby wybrana data nie pokryła się z innym wydarzeniem kierowanym do tej samej grupy docelowej. W przeciwnym wypadku istnieje niebezpieczeństwo, że na wydarzeniu pojawi się mniej osób niż planowano.

  • Małe szkolenia i spotkania – można je zorganizować z 2-3 tygodniowym wyprzedzeniem. Dla uniknięcia pośpiechu i komplikacji warto jednak zająć się organizacją do 2 miesięcy wcześniej.
  • Spotkania biznesowe i integracyjne – planowanie i koordynacja planu spotkania z różnymi atrakcjami pochłania bardzo dużo czasu. Najbezpieczniej jest zacząć planować 3-4 miesiące przed wyjazdem.
  • Konferencje – Im większe wydarzenie, tym więcej wymaga ustalania szczegółów. Przy tego typu spotkań trzeba zacząć wcześnie, aby był czas na marketing, zaproszenie gości i dobranie prelegentów pod profil konferencji. Planowanie powinno się rozpocząć 6 miesięcy przed terminem.
  • Eventy – W stworzenie wydarzenia zaangażowanych jest bardzo wielu podwykonawców. Potrzeba więc czasu na przygotowanie materiałów, promocję oraz dopracowanie szczegółów. W tym wypadku powinno się zarezerwować co najmniej 3 miesiące na organizację. Czasami wydarzenia są organizowane w pośpiechu, gdy dzieje się coś ważnego, co wymaga szybkiego działania.

Zaplanowanie właściwego terminu jest jednym z ważniejszych elementów. Decyduje to o powodzeniu i zainteresowaniu danej grupy docelowej. Z tego powodu powinno się dokładnie zbadać możliwości organizacyjne i wybrać najlepszy wolny termin dla danego wydarzenia.

Skomentuj Post

Dodaj własny komentarz

  • Najnowsze

    Zobacz najnowsze i najważniejsze artykuły:

  • Polacy wśród internautów najczęściej blokujących reklamy

    Na całym świecie ponad 200 mln internautów blokuje reklamy w przeglądarkach....

  • Ponad 7,5 mln polskich internautów blokuje reklamy

    Liczba polskich internatów blokujących reklamy szybko rośnie i przekracza już...

  • Dzieci spędzają średnio około 18 godzin tygodniowo w internecie

    Ponad połowa dzieci w wieku 10–15 lat ma urządzenia mobilne z dostępem do...

  • Większość internautów akceptuje mniej agresywne reklamy w sieci

    Reklama w internecie jest akceptowana przez większość odbiorców, o ile nie utrudnia...

  • Agencje PR nie są obecne w spółkach Skarbu Państwa

    Automatyzacja treści i schyłek mediów opiniotwórczych to jedne z ważniejszych...

  • Oklejanie samochodów sposobem na skuteczną reklamę Twojego biznesu

    Biznes rządzi się swoimi prawami i wymusza na biznesmenach kładzenie dużego nacisku...

  • Polecane przez The Business Times:
  • Polecane przez The Business Times:

Pomysł Na Biznes

Jeśli chcesz, żeby biznes nie krył przed Tobą tajemnic warto na tym forum wymieniać się poglądami.

Biznes Plan

Biznesplany różnych firm, przykładowy biznes plan, gotowy biznes plan.

Inwestowanie

Giełda Papierów Wartościowych, Forex, Fundusze Inwestycyjne, Złoto i Surowce.
Agencja Marketingowa
© Times Press sp. z o.o. 2014 | Version 3.0.01.2014
Registered in Poland Registered office: Piastowska 46 lok.1, Jelcz-Laskowice, 55-220




www.BusinessTimes.pl nie ponosi odpowiedzialności za decyzje inwestycyjne podjęte na podstawie informacji zamieszczonych w serwisie,
ani za szkody poniesione w wyniku decyzji inwestycyjnych podjętych na podstawie treści, które zawiera www.BusinessTimes.pl.